Panduan Penggunaan Fitur Pengajuan (Perjadin)
Panduan Penggunaan Fitur Pengajian (Perjadin) pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Pengajuan (Perjadin)
1. Fitur yang tersedia pada Submenu Pengajuan
a. Usulan : Berisi form untuk mengisi usulan pengajuan perjalanan dinas
b. Rincian Usulan : Berisi detail pengajuan yang mencakup transportasi dan akomodasi
c. Uang Harian Lump Sum : Digunakan untuk mengajukan uang harian sesuai dengan ketentuan yang berlaku
d. Verifikasi : Berisi proses verifikasi usulan perjalanan dinas oleh pihak terkait, yaitu:
· Kepala Unit
· Kepala Keuangan
· Wakil Direktur Terkait
· Wakil Direktur II
· PIC Perjadin
e. Laporan dan Bukti : Form untuk mengunggah laporan hasil perjalanan dinas beserta bukti-bukti pendukungnya
f. Rekap Perjalanan Dinas : Menyajikan rekapitulasi rincian pengeluaran selama perjalanan dinas
g. Cetak Usulan : Fitur untuk mencetak dokumen usulan perjalanan dinas
h. Cetak SPPD : Fitur untuk mencetak Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
i. Cetak Pertanggungjawaban Pengeluaran : Fitur untuk mencetak dokumen pertanggungjawaban pengeluaran perjalanan dinas
2. Alur Pengajuan Perjadin
Pengajuan perjalanan dinas (Perjadin) dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu:
a. Melalui Undangan dari Surat Masuk
Jika ada surat masuk yang berisi undangan kegiatan, pegawai dapat langsung mengajukan Perjadin berdasarkan surat tersebut. Data dari surat masuk akan otomatis terhubung ke form pengajuan sehingga lebih praktis dan akurat.
b. Pengajuan Perjadin Tanpa Surat Undangan
Jika perjalanan dinas tidak berasal dari undangan resmi (misalnya inisiatif unit kerja atau tugas langsung dari pimpinan), pegawai dapat mengajukan Perjadin secara mandiri dengan mengisi seluruh data yang diperlukan pada form pengajuan.
3. Perjalanan Dinas Melalui Surat Masuk
Pengajuan perjalanan dinas (Perjadin) yang berasal dari surat undangan dilakukan melalui submenu Surat Masuk yang berada di menu Surat. Berikut langkah-langkah penggunaannya:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Surat Masuk di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Surat Masuk dipilih, maka akan muncul halaman Surat Masuk |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Kolom Filter digunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 2 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 3 |
Tabel Surat menampilkan daftar seluruh Surat yang sudah terdaftar |
| 4 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat rincian dari Masuk yang dipilih |
3.1 Melihat Rincian Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah melihat Rincian Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data surat masuk |
| 2 |
Setelah tombol Lihat dipilih, maka akan muncul halaman rincian Surat Masuk |
3.2 Mengajukan Perjalanan Dinas (Perjadin) melalui Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah mengajukan perjalanan dinas (Perjadin) Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data surat masuk |
| 2 |
Pilih tab Penugasan & Disposisi, maka akan tampil halaman penugasan & disposisi |
| 3 |
Pilih tombol Ajukan Perjadin, maka pengajuan perjalanan dinas (perjadin) akan tersimpan |
4. Perjalanan Dinas Melalui Pengajuan Perjadin
Pengajuan perjalanan dinas (Perjadin) yang tidak berdasarkan surat undangan dapat dilakukan melalui submenu Pengajuan yang berada di menu Perjadin. Berikut langkah-langkah penggunaannya:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Pengajuan di Menu Perjadin |
| 2 |
Setelah submenu Pengajuan dipilih, maka akan muncul halaman Perjadin |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Filter digunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 3 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 4 |
Tabel Perjadin menampilkan daftar seluruh Perjadin yang sudah terdaftar |
| 5 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Perjadin yang dipilih |
| 6 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Perjadin yang dipilih |
| 7 |
Tombol Cetak Usulan digunakan untuk mencetak dokumen usulan perjalanan dinas |
| 8 |
Tombol Cetak SPPD digunakan untuk mencetak Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) |
| 9 |
Tombol Cetak Pertanggungjawaban Pengeluaran digunakan untuk mencetak dokumen pertanggungjawaban pengeluaran perjalanan dinas |
4.1 Menambah usulan data Perjadin
Berikut ini Langkah-langkah menambahkan usulan data Perjadin:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Perjadin baru |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Perjadin yang dibutuhkan. Pegawai : Nama pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas Unit Kerja : Unit kerja asal pegawai yang mengajukan perjalanan dinas Alasan : Alasan atau tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas Tanggal Pergi : Tanggal keberangkatan perjalanan dinas Lamanya (Hari) : Jumlah hari perjalanan dinas dilaksanakan Tempat Kegiatan : Lokasi atau tempat kegiatan yang akan diikuti Provinsi/Negara : Provinsi atau negara tujuan perjalanan dinas Kota : Kota tujuan perjalanan dinas Kategori : Kategori perjalanan dinas sesuai ketentuan (misalnya dalam negeri atau luar negeri) Jenis Pekerjaan : Jenis pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas Order : Nomor order atau referensi kegiatan yang terkait Rekening : Rekening yang digunakan sebagai sumber anggaran perjalanan dinas Menggunakan Kendaraan Dinas : Centang/opsi untuk menandai apakah perjalanan dinas menggunakan kendaraan dinas |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Perjadin |
4.2 Mengubah usulan data Perjadin
Berikut ini Langkah-langkah mengubah usulan data Perjadin:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Perjadin |
| 2 |
Pilih tab Usulan untuk mengubah data informasi Perjadin |
| 3 |
Ubah data Usulan sesuai kebutuhan |
| 4 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data yang diubah |
| 5 |
Pilih tab Rincian Usulan untuk melihat daftar transportasi dan akomodasi |
| 6 |
Pilih tombol Tambah untuk menambah transportasi dan akomodasi selama perjadin |
| 7 |
Isi data transportasi dan akomodasi selama perjadin |
| 8 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data yang diubah |
| 9 |
Pilih tab Uang Harian Lump Sum untuk melihat daftar uang harian |
| 10 |
Pilih tombol Tambah untuk menambah uang harian |
| 11 |
Isi data sesuai kebutuhan |
| 12 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data |
| 13 |
Pilih tab Status Verifikasi untuk melihat status verifikasi |
| 14 |
Form status verifikasi yang akan diisi oleh Kepala Unit, Kepala Keuangan, Wakil Direktur Terkait, Wakil Direktur II, PIC Perjadin |
| 15 |
Pilih tab Laporan & Bukti untuk menyertakan bukti setelah perjadin |
| 16 |
Isi form Laporan & Bukti |
| 17 |
Pilih tab Rekap Perjalanan Dinas untuk melihat rekap pengeluaran selama perjadin |
| 18 |
Rekap pengeluaran selama perjadin |
4.3 Menghapus usulan data Perjadin
Berikut ini Langkah-langkah menghapus usulan data Perjadin:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Hapus pada baris data Perjadin yang ingin dihapus |
| 2 |
Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data |
4.4 Menyaring usulan data Perjadin
Berikut ini Langkah-langkah menyaring usulan data Perjadin:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Filter, masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Perjadin sesuai dengan kriteria yang sudah dimasukkan |
4.5 Mencari usulan data Perjadin
Berikut ini Langkah-langkah mencari usulan data Perjadin:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci (misalnya nama Perjadin) |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Perjadin sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |