Lewatkan ke konten utama

Panduan Penggunaan Fitur Arsip Unit

Thumbnail_Polman_Bandung-1-960x720.png

Panduan Penggunaan Fitur Arsip PribadiUnit pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung

Panduan Penggunaan Menu Arsip

Fitur Arsip digunakan untuk mengelola dan menyimpan dokumen penting agar mudah diakses kembali sesuai kebutuhan. Melalui menu ini, pengguna dapat mengatur arsip berdasarkan kategori dan hak aksesnya.

1.        Fitur yang tersedia pada Menu Arsip

a.      Knowlegde Management : Berisi kumpulan dokumen pengetahuan (knowledge) yang dapat digunakan sebagai referensi bersama, seperti pedoman, panduan kerja, SOP, atau dokumen pendukung lainnya.

b.      Tanda Tangan Elektronik : Untuk memberikan pengesahan resmi pada dokumen digital tanpa perlu mencetaknya.

c.       Arsip Pribadi : Berisi arsip milik pribadi pengguna yang hanya bisa diakses oleh pemilik akun. Cocok digunakan untuk menyimpan dokumen penting yang bersifat pribadi.

d.      Arsip Unit : Berisi arsip yang dikelola oleh unit kerja tertentu. Arsip ini dapat diakses oleh seluruh anggota dalam unit kerja yang sama.

e.      Arsip Institusi : Berisi arsip resmi yang berlaku untuk seluruh institusi. Arsip ini dapat diakses oleh semua pengguna sesuai dengan hak akses yang diberikan.

f.       Arsip dibagikan : Berisi arsip yang secara khusus dibagikan oleh pengguna atau unit kerja kepada pihak tertentu. Dengan fitur ini, dokumen dapat diakses lintas unit sesuai dengan izin yang ditetapkan.

2.        Menu Arsip memiliki 6 submenu.

Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan pengguna sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.

2. Akses ke alamat Sistem Akademik dan Kemahasiswaan Polman Bandung
URL : https://kepegawaian.polman-bandung.ac.id

image.png

Keterangan :

No. Penjelasan
1

  Lengkapi login dengan menggunakan username dan password seperti berikut:

 

  Login          :    <<Menggunakan NRP>>

  Password    :    <<Menggunakan password SITUPOLMAN>>

 
2.34        Arsip PribadiUnit

Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Arsip Pribadi:Unit:

image.pngimage.png

Keterangan :

No. Penjelasan
1

Pilih Menu Arsip
2

Pilih submenu Arsip PribadiUnit di Menu Arsip
3

Setelah submenu Arsip PribadiUnit dipilih, maka akan muncul halaman Arsip PribadiUnit

image.pngimage.png

Keterangan :

No. Penjelasan
1

Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru
2

Kolom Filter digunakan untuk menyaring data sesuai kriteria yang sudah ditentukan
3

Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna
4

Tabel Arsip PribadiUnit menampilkan daftar Arsip PribadiUnit yang sudah terdaftar
5

Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Arsip Pribadi yang dipilih

6

Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Arsip PribadiUnit yang dipilih
76

Tombol Bagikan digunakan untuk membagikan arsip ke pegawai
2.3.4.1        Menambahkan data Arsip PribadiUnit

Berikut ini Langkah-langkah mennambah data Arsip Pribadi:Unit:

image.png

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Arsip Pribadi baru

2

Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Arsip Pribadi yang dibutuhkan.

Pegawai : Nama pegawai pemilik arsip

Nama Dokumen : Judul atau nama dokumen yang diunggah

Keterangan : Penjelasan singkat mengenai isi atau tujuan dokumen

Kategori : Jenis kategori dokumen sesuai dengan klasifikasi yang tersedia di sistem

Status Dokumen : Diisi oleh Pengelola Kepegawaian

Keterangan Status Dokumen : Diisi saat proses verifikasi dokumen oleh Pengelola Kepegawaian

Status Aktif : ditentukan oleh Pengelola Kepegawaian

Bukti Dokumen : File bukti dokumen yang wajib diunggah oleh pegawai

Waktu diperiksa : otomatis terisi ketika Pengelola Kepegawaian melakukan pemeriksaan dokumen

Waktu Verifikasi : otomatis terisi saat Pengelola Kepegawaian menyelesaikan verifikasi dokumen

3

Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Arsip Pribadi

2.3.4.2        Mengubah data Arsip PribadiUnit

Berikut ini Langkah-langkah mengubah data Arsip PribadiUnit:

image.png

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Arsip Pribadi

2

Ubah data Arsip Pribadi sesuai kebutuhan

3

Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

2.3.4.3        Menghapus data Arsip Pribadi

Berikut ini Langkah-langkah menghapus data Arsip Pribadi:

image.png

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pilih tombol Hapus pada baris data Arsip Pribadi yang ingin dihapus

2

Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data

2.3.4        Menyaring data Arsip PribadiUnit

Berikut ini Langkah-langkah menyaring data Arsip PribadiUnit:

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pada kolom Filter,  masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan

2

Sistem akan menampilkan daftar Arsip Pribadi sesuai dengan kriteria yang sudah dimasukkan

2.3.54.4        Mencari Data Arsip PribadiUnit

Berikut ini Langkah-langkah mencari data Arsip PribadiUnit:

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pada kolom Search, masukan kata kunci

2

Sistem akan menampilkan daftar Arsip Pribadi sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan

2.3.64.5        Membagikan Data Arsip PribadiUnit

Berikut ini Langkah-langkah membagikan data Arsip PribadiUnit:

image.png

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pilih tombol Bagikan pada baris data Arsip Pribadi yang ingin dibagikan

2

Pilih nama pegawai yang akan dibagikan beserta tanggal mulai bagikan dan tanggal akhir bagikan

3

Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data dibagikan

Kembali ke atas