Panduan Penggunaan Fitur Arsip Unit
Panduan Penggunaan Fitur Arsip Unit pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Arsip
Fitur Arsip digunakan untuk mengelola dan menyimpan dokumen penting agar mudah diakses kembali sesuai kebutuhan. Melalui menu ini, pengguna dapat mengatur arsip berdasarkan kategori dan hak aksesnya.
1. Fitur yang tersedia pada Menu Arsip
a. Knowlegde Management : Berisi kumpulan dokumen pengetahuan (knowledge) yang dapat digunakan sebagai referensi bersama, seperti pedoman, panduan kerja, SOP, atau dokumen pendukung lainnya.
b. Tanda Tangan Elektronik : Untuk memberikan pengesahan resmi pada dokumen digital tanpa perlu mencetaknya.
c. Arsip Pribadi : Berisi arsip milik pribadi pengguna yang hanya bisa diakses oleh pemilik akun. Cocok digunakan untuk menyimpan dokumen penting yang bersifat pribadi.
d. Arsip Unit : Berisi arsip yang dikelola oleh unit kerja tertentu. Arsip ini dapat diakses oleh seluruh anggota dalam unit kerja yang sama.
e. Arsip Institusi : Berisi arsip resmi yang berlaku untuk seluruh institusi. Arsip ini dapat diakses oleh semua pengguna sesuai dengan hak akses yang diberikan.
f. Arsip dibagikan : Berisi arsip yang secara khusus dibagikan oleh pengguna atau unit kerja kepada pihak tertentu. Dengan fitur ini, dokumen dapat diakses lintas unit sesuai dengan izin yang ditetapkan.
Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan pengguna sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.
2. Akses ke alamat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
URL : https://kepegawaian.polman-bandung.ac.id
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Lengkapi login dengan menggunakan username dan password seperti berikut:
Login : <<Menggunakan NRP>> Password : <<Menggunakan password SITUPOLMAN>>
|
2.4 Arsip Unit
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Arsip Unit:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih Menu Arsip |
| 2 |
Pilih submenu Arsip Unit di Menu Arsip |
| 3 |
Setelah submenu Arsip Unit dipilih, maka akan muncul halaman Arsip Unit |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Filter digunakan untuk menyaring data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 3 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 4 |
Tabel Arsip Unit menampilkan daftar Arsip Unit yang sudah terdaftar |
| 5 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Arsip Unit yang dipilih |
| 6 |
Tombol Bagikan digunakan untuk membagikan arsip ke pegawai |
2.4.1 Menambahkan data Arsip Unit
Berikut ini Langkah-langkah mennambah data Arsip Unit:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Arsip Unit baru |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Arsip Unit yang dibutuhkan. Unit Kerja : Nama unit kerja pemilik arsip Nama Dokumen : Judul atau nama dokumen yang diunggah Keterangan : Penjelasan singkat mengenai isi atau tujuan dokumen Kategori : Jenis kategori dokumen sesuai dengan klasifikasi yang tersedia di sistem Status Dokumen : otomatis diisi oleh Pengelola Kepegawaian Keterangan Status Dokumen : diisi saat proses verifikasi dokumen oleh Pengelola Kepegawaian Status Aktif : ditentukan oleh Pengelola Kepegawaian Bukti Dokumen : File bukti dokumen yang wajib diunggah oleh unit kerja Waktu diperiksa : otomatis terisi ketika Pengelola Kepegawaian melakukan pemeriksaan dokumen Waktu Verifikasi : otomatis terisi saat Pengelola Kepegawaian menyelesaikan verifikasi dokumen |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Arsip Unit |
2.4.2 Mengubah data Arsip Unit
Berikut ini Langkah-langkah mengubah data Arsip Unit:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Arsip Unit |
| 2 |
Ubah data Arsip Unit sesuai kebutuhan |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan |
2.4.3 Menyaring data Arsip Unit
Berikut ini Langkah-langkah menyaring data Arsip Unit:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Filter, masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Arsip Unit sesuai dengan kriteria yang sudah dimasukkan |
2.4.4 Mencari Data Arsip Unit
Berikut ini Langkah-langkah mencari data Arsip Unit:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Arsip Unit sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |
2.4.5 Membagikan Data Arsip Unit
Berikut ini Langkah-langkah membagikan data Arsip Unit:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Bagikan pada baris data Arsip Unit yang ingin dibagikan |
| 2 |
Pilih nama pegawai yang akan dibagikan beserta tanggal mulai bagikan dan tanggal akhir bagikan |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data dibagikan |