Panduan Penggunaan Fitur Knowledge Management
Panduan Penggunaan Fitur Penggunaan Menu Adm. Perkantoran (Submenu Rapat) pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
1. Fitur yang tersedia pada Submenu Rapat
a. Rincian Rapat : berisi informasi detail mengenai rapat, seperti judul rapat, waktu, tempat, serta peserta yang diundang.
b. Absensi Rapat : digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat.
c. Notulensi Rapat : berisi catatan hasil rapat yang dapat diisi setelah rapat berlangsung.
Selain itu, sistem juga menyediakan notifikasi undangan rapat melalui WhatsApp (WA) agar peserta mendapatkan pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.
2. Akses ke alamat Sistem Akademik dan Kemahasiswaan Polman Bandung
URL : https://kepegawaian.polman-bandung.ac.id
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Lengkapi login dengan menggunakan username dan password seperti berikut:
Login : <<Menggunakan NRP>> Password : <<Menggunakan password SITUPOLMAN>>
|
3. Submenu Rapat
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Rapat:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Rapat di Menu Adm. Perkantoran |
| 2 |
Setelah submenu Rapat dipilih, maka akan muncul halaman Rapat |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Filter digunakan untuk menyaring data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 3 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 4 |
Tabel Rapat menampilkan daftar seluruh Rapat yang sudah terdaftar |
| 5 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Rapat yang dipilih |
| 6 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Rapat yang dipilih |
3.1 Menambah Data Rapat
Berikut ini Langkah-langkah menambahkan Rapat:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Rapat baru |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Rapat yang dibutuhkan. Perihal : Judul atau topik rapat yang akan dilaksanakan Waktu : Tanggal dan jam pelaksanaan rapat Lokasi : Tempat berlangsungnya rapat (contoh: ruang rapat, aula, atau link Zoom jika daring) Keterangan : Penjelasan tambahan terkait rapat Pengundang : Nama pejabat atau unit kerja yang menjadi pengundang rapat Status Rapat : Kondisi rapat (misalnya: Terlaksana, ditunda, dijadwalkan, dibatalkan). |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Rapat |
3.2 Mengubah Data Rapat
Berikut ini Langkah-langkah mengubah Rapat:
Keterangan:
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data rapat |
| 2 |
Pilih tab Info untuk mengubah data informasi rapat
|
| 3 |
Ubah data Info sesuai kebutuhan |
| 4 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data yang diubah |
| 5 |
Pilih tab Kehadiran untuk menambah atau mengubah peserta rapat |
| 6 |
Isi atau ubah data Kehadiran sesuai kebutuhan |
| 7 |
Daftar pagawai yang hadir dalam rapat |
| 8 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data |
| 9 |
Pilih tab Notulensi untuk menambah atau mengubah notulensi rapat |
| 10 |
Isi atau ubah data Notulensi sesuai kebutuhan |
| 11 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data |
3.3 Menghapus Data Rapat
Berikut ini Langkah-langkah menghapus Rapat:
Keterangan:
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Hapus pada baris data Rapat yang ingin dihapus |
| 2 |
Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data
|
3.4 Menyaring Data Rapat
Berikut ini Langkah-langkah menyaring Rapat:
Keterangan:
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Filter, masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Rapat sesuai dengan kriteria yang sudah dimasukkan |
3.5 Mencari Data Rapat
Berikut ini Langkah-langkah mencari Rapat:
Keterangan:
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci (misalnya nama Rapat) |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Rapat sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |