Panduan Penggunaan Fitur Knowledge Management

Panduan Penggunaan Fitur PenggunaanKnowledge Menu Adm. Perkantoran (Submenu Rapat)Management pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung

SubmenuPanduan RapatPenggunaan Menu Arsip

Fitur Arsip digunakan untuk mengelola seluruhdan kegiatanmenyimpan rapat.dokumen Padapenting agar mudah diakses kembali sesuai kebutuhan. Melalui menu ini, pengguna dapat melihatmengatur arsip berdasarkan kategori dan mengaturhak rincian rapat,mengundang pegawai rapat, melakukan absensi peserta, serta mengisi notulensi rapat.aksesnya.

1.        Fitur yang tersedia pada SubmenuMenu RapatArsip

a.      RincianKnowlegde RapatManagement : berisiBerisi informasikumpulan detaildokumen mengenaipengetahuan rapat,(knowledge) yang dapat digunakan sebagai referensi bersama, seperti judulpedoman, rapat,panduan waktu,kerja, tempat,SOP, sertaatau pesertadokumen yangpendukung diundang.lainnya.

b.      AbsensiTanda RapatTangan Elektronik : Untuk :memberikan digunakanpengesahan untukresmi mencatatpada kehadirandokumen pesertadigital rapat.tanpa perlu mencetaknya.

c.       NotulensiArsip RapatPribadi : Berisi arsip milik pribadi pengguna yang hanya bisa diakses oleh pemilik akun. Cocok digunakan untuk menyimpan dokumen penting yang bersifat pribadi.

d.      Arsip Unit : berisiBerisi catatan hasil rapatarsip yang dikelola oleh unit kerja tertentu. Arsip ini dapat diisidiakses setelaholeh rapatseluruh berlangsung.anggota dalam unit kerja yang sama.

e.      Arsip Institusi : Berisi arsip resmi yang berlaku untuk seluruh institusi. Arsip ini dapat diakses oleh semua pengguna sesuai dengan hak akses yang diberikan.

f.       Arsip dibagikan : Berisi arsip yang secara khusus dibagikan oleh pengguna atau unit kerja kepada pihak tertentu. Dengan fitur ini, dokumen dapat diakses lintas unit sesuai dengan izin yang ditetapkan.

2.        Menu Arsip memiliki 6 submenu.

SelainSebelum itu,melakukan sistempengisian jugadata menyediakanpada submenu ini, pastikan notifikasipengguna undangansudah rapat melalui WhatsApp (WA)login agarke pesertaSistem mendapatkanInformasi pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.Kepegawaian.

2. Akses ke alamat Sistem Akademik dan Kemahasiswaan Polman Bandung
URL : https://kepegawaian.polman-bandung.ac.id

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Lengkapi login dengan menggunakan username dan password seperti berikut:     Login          :    <<Menggunakan NRP>>   Password    :    <<Menggunakan password SITUPOLMAN>>

3.2.1.        SubmenuKnowledge RapatManagement

Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Rapat:

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih submenu Rapat di Menu Adm. PerkantoranArsip
2	Pilih submenu Knowledge Management di Menu Arsip
3	Setelah submenu RapatKnowledge Management dipilih, maka akan muncul halaman RapatKnowledge Management

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru
2	Kolom Filter digunakan untuk menyaring data sesuai kriteria yang sudah ditentukan
3	Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna
42	Tabel RapatKnowledge Management menampilkan daftar seluruh RapatKnowlegde Management yang sudah terdaftar
5	Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Rapat yang dipilih
63	Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari RapatKnowlegde Management yang dipilih

3.2.1.1        Menambah Data Rapat

Berikut ini Langkah-langkah menambahkan Rapat:

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Rapat baru
2	Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Rapat yang dibutuhkan. Perihal : Judul atau topik rapat yang akan dilaksanakan Waktu : Tanggal dan jam pelaksanaan rapat Lokasi : Tempat berlangsungnya rapat (contoh: ruang rapat, aula, atau link Zoom jika daring) Keterangan : Penjelasan tambahan terkait rapat Pengundang : Nama pejabat atau unit kerja yang menjadi pengundang rapat Status Rapat : Kondisi rapat (misalnya: Terlaksana, ditunda, dijadwalkan, dibatalkan).
3	Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Rapat

3.2        Mengubah Data Rapat

Berikut ini Langkah-langkah mengubah Rapat:

Keterangan:

No.	Penjelasan
1	Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data rapat
2	Pilih tab Info untuk mengubah data informasi rapat
3	Ubah data Info sesuai kebutuhan
4	Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data yang diubah
5	Pilih tab Kehadiran untuk menambah atau mengubah peserta rapat
6	Isi atau ubah data Kehadiran sesuai kebutuhan
7	Daftar pagawai yang hadir dalam rapat
8	Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data
9	Pilih tab Notulensi untuk menambah atau mengubah notulensi rapat
10	Isi atau ubah data Notulensi sesuai kebutuhan
11	Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data

3.3        Menghapus Data Rapat

Berikut ini Langkah-langkah menghapus Rapat:

Keterangan:

No.	Penjelasan
1	Pilih tombol Hapus pada baris data Rapat yang ingin dihapus
2	Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data

3.4        Menyaring Data Rapat

Berikut ini Langkah-langkah menyaring Rapat:

Keterangan:

No.	Penjelasan
1	Pada kolom Filter,  masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan
2	Sistem akan menampilkan daftar Rapat sesuai dengan kriteria yang sudah dimasukkan

3.5        Mencari Data RapatKnowledge Management

Berikut ini Langkah-langkah mencari data Rapat:Knowledge Management:

Keterangan:2.1.2        

Melihat RincianKnowledge

No.Management	Penjelasan
1	PadaBerikut kolomini Langkah-langkah melihat rincian Search,Knowledge Management masukan kata kunci (misalnya nama Rapat):
2	Sistem akan menampilkan daftar Rapat sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan