Panduan Penggunaan Fitur Pengajuan (Perjadin)

Panduan Penggunaan Fitur Dashboard dan Agenda pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung

Panduan Penggunaan FiturMenu DashboardPengajuan dan Agenda(Perjadin)

DashboardSubmenu Pengajuan merupakan halaman utama yang tampil setelah pengguna berhasil login ke Sistem Informasi Kepegawaian. Halaman ini berfungsi sebagai ringkasan (overview) sistem, yang menampilkan informasi penting dan akses cepat ke menu-menu utama. Melalui Dashboard, pengguna dapat dengan mudah melihat data terbaru, notifikasi, serta pintasan menuju fitur yang sering digunakan.

Agenda adalah fitur yang berisi kalender nasional dan kegiatan Polman. Pada fitur ini, pengguna dapat melihat jadwal kegiatan yang telah dijadwalkan. Kalender agenda ditampilkan secara interaktif sehingga memudahkan penggunadigunakan untuk mengetahuipengajuan tanggal,perjalanan waktu, serta jenis kegiatan yang akan berlangsung.dinas

1.        Fitur yang tersedia pada Submenu Pengajuan

a.      Usulan : Berisi form untuk mengisi usulan pengajuan perjalanan dinas

b.      Rincian Usulan : Berisi detail pengajuan yang mencakup transportasi dan akomodasi

c.       Uang Harian Lump Sum : Digunakan untuk mengajukan uang harian sesuai dengan ketentuan yang berlaku 

d.      Verifikasi : Berisi proses verifikasi usulan perjalanan dinas oleh pihak terkait, yaitu:

·        Kepala Unit

·        Kepala Keuangan

·        Wakil Direktur Terkait

·        Wakil Direktur II

·        PIC Perjadin

e.      Laporan dan Bukti : Form untuk mengunggah laporan hasil perjalanan dinas beserta bukti-bukti pendukungnya

f.       Rekap Perjalanan Dinas : Menyajikan rekapitulasi rincian pengeluaran selama perjalanan dinas

g.      Cetak Usulan : Fitur untuk mencetak dokumen usulan perjalanan dinas

h.      Cetak SPPD : Fitur untuk mencetak Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

i.        Cetak Pertanggungjawaban Pengeluaran : Fitur untuk mencetak dokumen pertanggungjawaban pengeluaran perjalanan dinas

Dashboard2.        Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman BandungAlur Pengajuan Perjadin

SebelumPengajuan perjalanan dinas (Perjadin) dapat melihatdilakukan ringkasanmelalui (summary)dua padacara, Dashboard,yaitu:

pastikan Pengelola telah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.

a.      Melalui Undangan dari Surat Masuk

Akses

Jika ada surat masuk yang berisi undangan kegiatan, pegawai dapat langsung mengajukan Perjadin berdasarkan surat tersebut. Data dari surat masuk akan otomatis terhubung ke alamatform Sistempengajuan Akademiksehingga lebih praktis dan Kemahasiswaan Polman Bandung
URL : https://kepegawaian.polman-bandung.ac.id

Keterangan :

No.

Penjelasan

1

Lengkapi login dengan menggunakan username dan password seperti berikut:akurat. b.      Pengajuan Perjadin Tanpa Surat Undangan Jika perjalanan Logindinas tidak :berasal <<Menggunakandari NRP>>undangan resmi (misalnya inisiatif unit kerja atau tugas langsung dari pimpinan), pegawai dapat mengajukan Perjadin secara mandiri dengan mengisi seluruh data yang diperlukan pada form pengajuan. 3.        Perjalanan Dinas Melalui Surat Masuk Pengajuan perjalanan dinas (Perjadin) yang berasal dari surat undangan dilakukan melalui submenu Surat Masuk yang berada di menu Surat. Berikut langkah-langkah penggunaannya:   Password    :    <<Menggunakan password SITUPOLMAN>>

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih menusubmenu DashboardSurat Masukpada menudi utamaMenu Surat
2	BerisiSetelah ringkasansubmenu jumlahSurat pegawaiMasuk berdasarkandipilih, maka akan muncul halaman Surat Masuk

Keterangan :

untukmelihatrincian

No.	Penjelasan
1	Kolom statusFilter kepegawaiandigunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan
2	Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna
3	Berisi ringkasan jumlah pegawai berdasarkanTabel statusSurat kerjamenampilkan daftar seluruh Surat yang sudah terdaftar
4	Berisi ringkasan jumlah pegawai berdasarkanTombol statusLihat pegawai digunakan
5	Berisi daftardari pengusulanMasuk pembuatanyang surat keluar
6	Berisi daftar surat barudipilih

2.3.1        AgendaMelihat SistemRincian InformasiSurat Manajemen Kepegawaian Polman BandungMasuk

SebelumBerikut dapatini mengaksesLangkah-langkah Agenda,melihat pastikanRincian PengelolaSurat telah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.Masuk:

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih menutombol AgendaLihat untuk membuka rincian data surat masuk
2	Setelah menutombol AgendaLihat dipilih, maka akan muncul halaman rincian AgendaSurat Masuk

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Tombol untuk mengubah tampilan kalender, tersedia pilihan Month (bulanan) atau List (daftar kegiatan)
2	Menampilkan kegiatan yang sudah dijadwalkan pada tanggal tertentu, ditandai dengan warna hijau (contoh: Office).
3	Menampilkan kalender nasional, ditandai dengan warna biru (contoh: Maulid Nabi Muhammad).
4	Panel navigasi kalender yang digunakan untuk berpindah bulan atau kembali ke hari ini (Today).
5	Menandai tanggal hari ini

2.13.2        MenambahMengajukan DataPerjalanan AgendaDinas (Perjadin) melalui Surat Masuk

Berikut ini Langkah-langkah menambahkanmengajukan Agenda:perjalanan dinas (Perjadin) Surat Masuk:

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih salahtombol satuLihat tanggaluntuk padamembuka kalenderrincian sesuaidata jadwalsurat kegiatan yang akan dilaksanakan.masuk
2	IsiPilih formtab rincianPenugasan agenda& Disposisi , Nama Agenda : Nama kegiatan yangmaka akan dilaksanakan tampil Deskripsihalaman :penugasan Penjelasan& mengenai kegiatan Dari : Tanggal mulai kegiatan Sampai : Tanggal akhir kegiatan Lokasi : Tempat berlangsungnya kegiatan Label Tautan : Judul dari tautan kegiatan URL Tautan : Tautan kegiatan (contoh : link Zoom jika kegiatan daring)disposisi
3	Pilih tombol SimpanAjukan Perjadin, untukmaka menyimpanpengajuan Agendaperjalanan dinas (perjadin) akan tersimpan

2.24.         MengubahPerjalanan DataDinas AgendaMelalui Pengajuan Perjadin

Pengajuan perjalanan dinas (Perjadin) yang tidak berdasarkan surat undangan dapat dilakukan melalui submenu Pengajuan yang berada di menu Perjadin. Berikut ini Langkah-langkah-langkah mengubah Agenda:penggunaannya:

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih salah satu agenda di kalender
2	Ubah data Agenda kegiatan sesuai kebutuhan
3	Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

2.3        Menghapus Data Agenda

Berikut ini Langkah-langkah menghapus Agenda:

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih salah satu agenda di kalender
2	Pilih tombol Hapus untuk menghapus agenda