Panduan Penggunaan Fitur Hal Kepegawaian

Panduan Penggunaan Fitur StatistikHal SuratKepegawaian pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung

Panduan Penggunaan Menu Surat

Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.

1.        Fitur yang tersedia pada Menu Surat

a.      Hal Kepegawaian : Digunakan untuk mengatur atau mengelola perihal (subject) surat yang berkaitan dengan urusan kepegawaian, sehingga memudahkan dalam pengelompokan dan penomoran surat.

b.      Jenis Surat Keluar : Berfungsi untuk mengelola daftar jenis surat keluar yang digunakan oleh instansi, seperti surat tugas, surat undangan, surat keputusan, dan jenis surat lainnya.

c.       Permintaan Pembuatan Surat Keluar : digunakanDigunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi. Pada submenu ini, pengguna dapat mengisi kebutuhan surat dan mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.

b.d.      Surat Keluar : Menampilkan daftar seluruh surat keluar yang telah diterbitkan oleh instansi. Di sini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan pencarian, serta mencetak surat sesuai kebutuhan.

e.      Surat Masuk : digunakanDigunakan untuk mencatatmencatat, menyimpan, dan mengelola seluruh surat yang diterima oleh instansi. Melalui submenu ini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan disposisi, serta mengajukan perjalanan dinas berdasarkan undangan surat masuk.

c.f.       Statistik Surat : menampilkanMenampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan keluar,surat sehinggakeluar berdasarkan periode tertentu. Fitur ini memudahkan pemantauanmonitoring aktivitas persuratan.persuratan, termasuk statistik berdasarkan jenis arsip, penandatangan, dan unit kerja pengirim.

“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”

Catatan:

·        Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.

·        Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.

2.        Menu Surat memiliki 36 submenu.

Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan PegawaiPengelola Kepegawaian sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.

2.31       StatistikHal SuratKepegawaian

Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu StatistikHal SuratKepegawaian:

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	Pilih menusubmenu Hal Kepegawaian di Menu Surat
2	PilihSetelah submenu StatistikHal SuratKepegawaian didipilih, Menumaka akan muncul halaman SuratHal Kepegawaian

Keterangan :

No.	Penjelasan
1	MenampilkanTombol jumlahTambah suratData yangdigunakan diarsipkanuntuk sesuaimenampilkan denganform jenisnyapenambahan (misalnya:data Surat Masuk, Surat Keluar).baru
2	MenampilkanKolom jumlahSearch suratdigunakan berdasarkanuntuk pejabatmencari yangdata menandatanganisesuai suratkebutuhan pengguna
3	MenampilkanTabel jumlahHal suratKepegawaian menampilkan daftar seluruh Hal Kepegawaian yang dibuatsudah terdaftar
4	Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Hal Kepegawaian yang dipilih
5	Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau dikirimmengubah olehrincian masing-masingdari unitHal kerjaKepegawaian yang dipilih

2.1.1       Menambahkan data Hal Kepegawaian

Berikut ini Langkah-langkah Menambahkan data Hal Kepegawaian:

2.1.2       Mengubah data Hal Kepegawaian

Berikut ini Langkah-langkah Mengubah data Hal Kepegawaian:

2.1.3       Menghapus data Hal Kepegawaian

Berikut ini Langkah-langkah Menghapus data Hal Kepegawaian:

2.1.4       Mencari data Hal Kepegawaian

Berikut ini Langkah-langkah Mencari data Hal Kepegawaian: