Panduan Penggunaan Fitur Hal Kepegawaian
Panduan Penggunaan Fitur Hal Kepegawaian pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Surat
Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.
1. Fitur yang tersedia pada Menu Surat
a. Hal Kepegawaian : Digunakan untuk mengatur atau mengelola perihal (subject) surat yang berkaitan dengan urusan kepegawaian, sehingga memudahkan dalam pengelompokan dan penomoran surat.
b. Jenis Surat Keluar : Berfungsi untuk mengelola daftar jenis surat keluar yang digunakan oleh instansi, seperti surat tugas, surat undangan, surat keputusan, dan jenis surat lainnya.
c. Permintaan Pembuatan Surat Keluar : Digunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi. Pada submenu ini, pengguna dapat mengisi kebutuhan surat dan mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.
d. Surat Keluar : Menampilkan daftar seluruh surat keluar yang telah diterbitkan oleh instansi. Di sini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan pencarian, serta mencetak surat sesuai kebutuhan.
e. Surat Masuk : Digunakan untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola seluruh surat yang diterima oleh instansi. Melalui submenu ini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan disposisi, serta mengajukan perjalanan dinas berdasarkan undangan surat masuk.
f. Statistik Surat : Menampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar berdasarkan periode tertentu. Fitur ini memudahkan monitoring aktivitas persuratan, termasuk statistik berdasarkan jenis arsip, penandatangan, dan unit kerja pengirim.
“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”
Catatan:
· Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.
· Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.
Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan Pengelola Kepegawaian sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.
2.1 Hal Kepegawaian
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Hal Kepegawaian:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Hal Kepegawaian di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Hal Kepegawaian dipilih, maka akan muncul halaman Hal Kepegawaian |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 3 |
Tabel Hal Kepegawaian menampilkan daftar seluruh Hal Kepegawaian yang sudah terdaftar |
| 4 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Hal Kepegawaian yang dipilih |
| 5 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Hal Kepegawaian yang dipilih |
2.1.1 Menambahkan data Hal Kepegawaian
Berikut ini Langkah-langkah Menambahkan data Hal Kepegawaian:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Hal Kepegawaian baru |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Hal Kepegawaian yang dibutuhkan. Kode : Kode unik untuk membedakan setiap Hal Kepegawaian. Wajib diisi. Nama: Nama atau judul Hal Kepegawaian yang akan ditambahkan. Wajib diisi. Keterangan: Penjelasan atau deskripsi tambahan mengenai Hal Kepegawaian (opsional sesuai kebutuhan). |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Hal Kepegawaian |
2.1.2 Mengubah data Hal Kepegawaian
Berikut ini Langkah-langkah Mengubah data Hal Kepegawaian:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Hal Kepegawaian |
| 2 |
Ubah data Hal Kepegawaian sesuai kebutuhan |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan |
2.1.3 Menghapus data Hal Kepegawaian
Berikut ini Langkah-langkah Menghapus data Hal Kepegawaian:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Hapus pada baris data Hal Kepegawaian yang ingin dihapus |
| 2 |
Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data |
2.1.4 Mencari data Hal Kepegawaian
Berikut ini Langkah-langkah Mencari data Hal Kepegawaian:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Hal Kepegawaian sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |