Lewatkan ke konten utama

Panduan Penggunaan Fitur Pembuatan Surat Keluar

Thumbnail_Polman_Bandung-1-960x720.png

Panduan Penggunaan Fitur AskesPembuatan Surat Keluar pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung

Panduan Penggunaan Menu Surat

3.6Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.

1.        Fitur yang tersedia pada Menu Surat

a.      Permintaan Pembuatan Surat Keluar : digunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi.

b.      Surat Masuk : digunakan untuk mencatat dan mengelola surat yang diterima oleh instansi.

c.       Statistik Surat : menampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan keluar, sehingga memudahkan pemantauan aktivitas persuratan.

“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”

Catatan:

·        Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.

·        Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.

2.        Menu Surat memiliki 3 submenu.

Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan Pegawai sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.

2.1       AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar

Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Askes:Permintaan Pembuatan Surat Keluar:

image.pngimage.png

Keterangan :

No. Penjelasan
1

Pilih submenu AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar di Menu Profil PegawaiSurat
2

Setelah submenu AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar dipilih, maka akan muncul halaman AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar


image.pngimage.png

Keterangan :

No. Penjelasan
1

Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru
2

Kolom Filter digunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan
3

Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna
4

Tabel AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar menampilkan daftar seluruh AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar yang sudah terdaftar
5

Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar yang dipilih 
6

Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar yang dipilih
3.6.12.1.2       Menambah DataMenambahkan DataPermintaan AskesPembuatan Surat Keluar

Berikut ini Langkah-langkah Menambahkan datamenambahkan Askes:Permintaan Pembuatan Surat Keluar:

image.png

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Askes baru

2

Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Askes yang dibutuhkan.

Pegawai : nama pegawai yang bersangkutan

Nama Asuransi : nama perusahaan/penyedia asuransi

Nomor Asuransi : nomor polis/keanggotaan asuransi

Kelas : kelas asuransi/kelas perawatan (misalnya: Kelas I, II, III)

Nama Faskes 1 : nama fasilitas kesehatan tingkat pertama yang terdaftar

Tanggal Mulai Aktif  : tanggal mulai berlakunya kepesertaan asuransi

Tanggal Berakhir Aktif : tanggal berakhirnya kepesertaan asuransi (jika ada)

Premi : jumlah iuran/premi asuransi yang dibayarkan

Status PISA : status peserta pada fasilitas kesehatan rujukan (misalnya: Pusat Informasi dan Sistem Administrasi)

Status Dokumen : Lengkap / Belum Lengkap

Keterangan Status Dokumen : catatan tambahan terkait dokumen (misalnya: “Kartu Asuransi sudah diupload”)

Status Aktif : Aktif / Tidak Aktif

Dokumen Pendukung : file dokumen tambahan (kartu asuransi, bukti pembayaran, dll.)

Waktu Diperiksa : tanggal dan jam dokumen diperiksa

Waktu Verifikasi : tanggal dan jam dokumen diverifikasi

3

Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Askes

3.6.22.1.3       Mengubah Data AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar

Berikut ini Langkah-langkah Mengubah datamengubah AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar:

image.png

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Askes

2

Ubah data Askes sesuai kebutuhan

3

Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

3.6.32.1.4      Menghapus Data AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar

Berikut ini Langkah-langkah Menghapus datamenghapus Askes:Permintaan Pembuatan Surat Keluar:

image.png

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pilih tombol Hapus pada baris data Askes yang ingin dihapus

2

Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data

3.6.42.1.5       Menyaring Data AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar

Berikut ini Langkah-langkah Menyaring datamenyaring AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar:

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pada kolom Filter, masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan

2

Sistem akan menampilkan daftar Askes sesuai dengan kriteria yang dimasukkan

3.6.52.1.6      Mencari Data AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar

Berikut ini Langkah-langkah Mencari datamencari AskesPermintaan Pembuatan Surat Keluar:

image.png

Keterangan :

No.Penjelasan
1

Pada kolom Search, masukan kata kunci (misalnya nama pegawai)

2

Sistem akan menampilkan daftar Askes sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan

Kembali ke atas