Panduan Penggunaan Fitur Pembuatan Surat Masuk
Panduan Penggunaan Fitur Pembuatan Surat Masuk pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Surat
Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.
1. Fitur yang tersedia pada Menu Surat
a. Permintaan Pembuatan Surat Keluar : digunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi.
b. Surat Masuk : digunakan untuk mencatat dan mengelola surat yang diterima oleh instansi.
c. Statistik Surat : menampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan keluar, sehingga memudahkan pemantauan aktivitas persuratan.
“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”
Catatan:
· Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.
· Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.
Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan Pegawai sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.
2.2 Permintaan Pembuatan Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Permintaan Pembuatan Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Surat Masuk di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Surat Masuk dipilih, maka akan muncul halaman Surat Masuk |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Kolom Filter digunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 2 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 3 |
Tabel Surat menampilkan daftar seluruh Surat yang sudah terdaftar |
| 4 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat rincian dari Masuk yang dipilih |
2.2.1 Melihat Rincian Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah melihat rincian Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data surat masuk |
| 2 |
Setelah tombol Lihat dipilih, maka akan muncul halaman rincian Surat Masuk |