Panduan Penggunaan Fitur Permintaan Pembuatan Surat Keluar
Panduan Penggunaan Fitur Permintaan Pembuatan Surat Keluar pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Surat
Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.
1. Fitur yang tersedia pada Menu Surat
a. Hal Kepegawaian : Digunakan untuk mengatur atau mengelola perihal (subject) surat yang berkaitan dengan urusan kepegawaian, sehingga memudahkan dalam pengelompokan dan penomoran surat.
b. Jenis Surat Keluar : Berfungsi untuk mengelola daftar jenis surat keluar yang digunakan oleh instansi, seperti surat tugas, surat undangan, surat keputusan, dan jenis surat lainnya.
c. Permintaan Pembuatan Surat Keluar : Digunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi. Pada submenu ini, pengguna dapat mengisi kebutuhan surat dan mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.
d. Surat Keluar : Menampilkan daftar seluruh surat keluar yang telah diterbitkan oleh instansi. Di sini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan pencarian, serta mencetak surat sesuai kebutuhan.
e. Surat Masuk : Digunakan untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola seluruh surat yang diterima oleh instansi. Melalui submenu ini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan disposisi, serta mengajukan perjalanan dinas berdasarkan undangan surat masuk.
f. Statistik Surat : Menampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar berdasarkan periode tertentu. Fitur ini memudahkan monitoring aktivitas persuratan, termasuk statistik berdasarkan jenis arsip, penandatangan, dan unit kerja pengirim.
“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”
Catatan:
· Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.
· Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.
Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan Pengelola Kepegawaian sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.
2.2 Permintaan Pembuatan Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Permintaan Pembuatan Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Permintaan Pembuatan Surat Keluar di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Permintaan Pembuatan Surat Keluar dipilih, maka akan muncul halaman Permintaan Pembuatan Surat Keluar |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Filter digunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 3 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 4 |
Tabel Permintaan Pembuatan Surat Keluar menampilkan daftar seluruh Permintaan Pembuatan Surat Keluar yang sudah terdaftar |
| 5 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Permintaan Pembuatan Surat Keluar yang dipilih |
| 6 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Permintaan Pembuatan Surat Keluar yang dipilih |
2.3.1 Menambahkan data Permintaan Pembuatan Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menambahkan data Permintaan Pembuatan Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan permintaan pembuatan surat keluar |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi permintaan pembuatan surat keluar yang dibutuhkan. Status : otomatis terisi dengan status “Diajukan” dan tidak dapat diubah (disable). Karyawan : diisi dengan nama karyawan yang mengajukan surat. Unit Kerja : diisi dengan unit kerja dari karyawan pengaju surat. Perihal : judul atau topik dari surat yang akan dibuat. Deskripsi : penjelasan singkat mengenai isi atau tujuan surat. Dokumen Pendukung : unggah dokumen tambahan yang mendukung |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data permintaan pembuatan surat keluar |
2.3.2 Mengubah data Permintaan Pembuatan Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Mengubah data Permintaan Pembuatan Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data pengajuan pembuatan surat keluar |
| 2 |
Ubah data pengajuan pembuatan surat keluar sesuai kebutuhan |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan |
2.3.3 Menghapus data Permintaan Pembuatan Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menghapus data Permintaan Pembuatan Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Hapus pada baris data Permintaan Pembuatan Surat Keluar yang ingin dihapus |
| 2 |
Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data |
2.3.4 Menyaring data Permintaan Pembuatan Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menyaring data Permintaan Pembuatan Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Filter, masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Permintaan Pembuatan Surat Keluar sesuai dengan kriteria yang sudah dimasukkan |
2.3.5 Mencari data Permintaan Pembuatan Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Mencari data Permintaan Pembuatan Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci (misalnya nama surat) |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Permintaan Pembuatan Surat Keluar sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |