Panduan Penggunaan Fitur Jenis Surat Keluar
Panduan Penggunaan Fitur Jenis Surat Keluar pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Surat
Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.
1. Fitur yang tersedia pada Menu Surat
a. Hal Kepegawaian : Digunakan untuk mengatur atau mengelola perihal (subject) surat yang berkaitan dengan urusan kepegawaian, sehingga memudahkan dalam pengelompokan dan penomoran surat.
b. Jenis Surat Keluar : Berfungsi untuk mengelola daftar jenis surat keluar yang digunakan oleh instansi, seperti surat tugas, surat undangan, surat keputusan, dan jenis surat lainnya.
c. Permintaan Pembuatan Surat Keluar : Digunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi. Pada submenu ini, pengguna dapat mengisi kebutuhan surat dan mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.
d. Surat Keluar : Menampilkan daftar seluruh surat keluar yang telah diterbitkan oleh instansi. Di sini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan pencarian, serta mencetak surat sesuai kebutuhan.
e. Surat Masuk : Digunakan untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola seluruh surat yang diterima oleh instansi. Melalui submenu ini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan disposisi, serta mengajukan perjalanan dinas berdasarkan undangan surat masuk.
f. Statistik Surat : Menampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar berdasarkan periode tertentu. Fitur ini memudahkan monitoring aktivitas persuratan, termasuk statistik berdasarkan jenis arsip, penandatangan, dan unit kerja pengirim.
“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”
Catatan:
· Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.
· Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.
Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan Pengelola Kepegawaian sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.
2.2 Jenis Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Jenis Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Jenis Surat Keluar di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Jenis Surat Keluar dipilih, maka akan muncul halaman Jenis Surat Keluar |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 3 |
Tabel Jenis Surat Keluar menampilkan daftar seluruh Jenis Surat Keluar yang sudah terdaftar |
| 4 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Jenis Surat Keluar yang dipilih |
| 5 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Jenis Surat Keluar yang dipilih |
2.2.1 Menambahkan data Jenis Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menambahkan data Jenis Surat Keluar:
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Jenis Surat Keluar baru |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Jenis Surat Keluar yang dibutuhkan. Nama : Isi dengan nama atau judul jenis surat keluar. Contoh: Surat Tugas, Surat Pernyataan, Surat Undangan Keluar. Keterangan : Berikan deskripsi singkat mengenai penggunaan jenis surat tersebut. Margin Atas : Tentukan jarak margin bagian atas pada template surat Margin Bawah : Tentukan jarak margin bagian bawah pada template surat Margin Kiri : Isi dengan ukuran margin sisi kiri dokumen. Margin Kanan : Isi dengan ukuran margin sisi kanan dokumen Template : Isi template surat menggunakan text editor yang telah disediakan. |
| 3 |
Kode khusus yang ditulis di dalam template |
| 4 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Jenis Surat Keluar |
| 5 |
Pilih tombol Cetak untuk mencetak template Jenis Surat Keluar |
2.2.2 Mengubah data Jenis Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Mengubah data Jenis Surat Keluar:
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Jenis Surat Keluar |
| 2 |
Ubah data Jenis Surat Keluar sesuai kebutuhan |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan |
2.2.3 Menghapus data Jenis Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menghapus data Jenis Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Hapus pada baris data Jenis Surat Keluar yang ingin dihapus |
| 2 |
Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data |
2.2.4 Mencari data Jenis Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Mencari data Jenis Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Jenis Surat Keluar sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |