Panduan Penggunaan Fitur Surat Masuk
Panduan Penggunaan Fitur Surat Masuk pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Surat
Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.
1. Fitur yang tersedia pada Menu Surat
a. Hal Kepegawaian : Digunakan untuk mengatur atau mengelola perihal (subject) surat yang berkaitan dengan urusan kepegawaian, sehingga memudahkan dalam pengelompokan dan penomoran surat.
b. Jenis Surat Keluar : Berfungsi untuk mengelola daftar jenis surat keluar yang digunakan oleh instansi, seperti surat tugas, surat undangan, surat keputusan, dan jenis surat lainnya.
c. Permintaan Pembuatan Surat Keluar : Digunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi. Pada submenu ini, pengguna dapat mengisi kebutuhan surat dan mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.
d. Surat Keluar : Menampilkan daftar seluruh surat keluar yang telah diterbitkan oleh instansi. Di sini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan pencarian, serta mencetak surat sesuai kebutuhan.
e. Surat Masuk : Digunakan untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola seluruh surat yang diterima oleh instansi. Melalui submenu ini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan disposisi, serta mengajukan perjalanan dinas berdasarkan undangan surat masuk.
f. Statistik Surat : Menampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar berdasarkan periode tertentu. Fitur ini memudahkan monitoring aktivitas persuratan, termasuk statistik berdasarkan jenis arsip, penandatangan, dan unit kerja pengirim.
“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”
Catatan:
· Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.
· Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.
Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan Pengelola Kepegawaian sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.
2.4 Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Surat Keluar di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Surat Keluar dipilih, maka akan muncul halaman Surat Keluar |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Surat Masuk di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Surat Masuk dipilih, maka akan muncul halaman Surat Masuk |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Filter digunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 3 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 4 |
Tabel Surat Masuk menampilkan daftar seluruh Surat Masuk yang sudah terdaftar |
| 5 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Surat Masuk yang dipilih |
| 6 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Surat Masuk yang dipilih |
2.4.1 Menambah data Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah Menambah data Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Surat Masuk baru |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Surat Masuk yang dibutuhkan. No. Arsip Surat : Nomor arsip surat yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem dan tidak dapat diubah. No. Surat : Nomor surat yang tercantum pada surat masuk. Tanggal Surat : Tanggal yang tertera pada surat. Tanggal Terima : Tanggal surat diterima oleh instansi. Jenis Surat : Jenis atau kategori surat, misalnya surat tugas dinas, surat undangan, dan sejenisnya. Unit Kerja Pengirim : Unit kerja atau instansi asal pengirim surat, misalnya kementerian, lembaga, atau instansi lain. Perihal : Pokok atau maksud surat sebagaimana tercantum pada surat. Ringkasan : Ringkasan isi surat secara singkat dan jelas. Pengirim : Nama pihak atau instansi yang mengirimkan surat. Alamat Pengirim : Alamat lengkap pengirim surat. Kota Pengirim : Kota asal pengirim surat. Bukti Dokumen : Salinan digital hasil pemindaian (scan) surat masuk dalam bentuk file. |
| 3 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Surat Masuk |
2.4.2 Mengubah data Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah Mengubah data Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Surat Masuk |
| 2 |
Pilih tab Surat untuk mengubah data surat masuk |
| 3 |
Ubah data Surat Masuk sesuai kebutuhan |
| 4 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan |
| 5 |
Pilih tab Disposisi untuk menambah, mengubah atau menghapus data karyawan yang mendapatkan disposisi |
| 6 |
Pilih tombol Tambah untuk menambahkan karyawan |
| 7 |
Pilih tombol Lihat untuk melihat rincian karyawan atau mengubah karyawan |
| 8 |
Pilih tombol Hapus untuk menghapus karyawan |
*Catatan : karyawan mendapatkan notifikasi melalui whatsapp jika mendapatkan surat masuk
2.4.3 Menghapus data Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah Menghapus data Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Hapus pada baris data Surat Masuk yang ingin dihapus |
| 2 |
Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data |
2.4.4 Mencari data Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah Mencari data Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Surat Masuk sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |
2.4.5 Menyaring data Surat Masuk
Berikut ini Langkah-langkah Menyaring data Surat Masuk:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Filter, masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Surat Masuk sesuai dengan kriteria yang dimasukkan |