Panduan Penggunaan Fitur Surat Keluar
Panduan Penggunaan Fitur Surat Keluar pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Polman Bandung
Panduan Penggunaan Menu Surat
Fitur Surat digunakan untuk mengelola proses administrasi persuratan. Melalui fitur ini, pengguna dapat membuat permintaan surat, mengelola surat masuk, serta memantau statistik surat secara keseluruhan.
1. Fitur yang tersedia pada Menu Surat
a. Hal Kepegawaian : Digunakan untuk mengatur atau mengelola perihal (subject) surat yang berkaitan dengan urusan kepegawaian, sehingga memudahkan dalam pengelompokan dan penomoran surat.
b. Jenis Surat Keluar : Berfungsi untuk mengelola daftar jenis surat keluar yang digunakan oleh instansi, seperti surat tugas, surat undangan, surat keputusan, dan jenis surat lainnya.
c. Permintaan Pembuatan Surat Keluar : Digunakan untuk mengajukan permintaan pembuatan surat keluar resmi dari instansi. Pada submenu ini, pengguna dapat mengisi kebutuhan surat dan mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.
d. Surat Keluar : Menampilkan daftar seluruh surat keluar yang telah diterbitkan oleh instansi. Di sini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan pencarian, serta mencetak surat sesuai kebutuhan.
e. Surat Masuk : Digunakan untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola seluruh surat yang diterima oleh instansi. Melalui submenu ini, pengguna dapat melihat detail surat, melakukan disposisi, serta mengajukan perjalanan dinas berdasarkan undangan surat masuk.
f. Statistik Surat : Menampilkan rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar berdasarkan periode tertentu. Fitur ini memudahkan monitoring aktivitas persuratan, termasuk statistik berdasarkan jenis arsip, penandatangan, dan unit kerja pengirim.
“Selain itu, sistem menyediakan notifikasi melalui WhatsApp (WA) setiap ada surat masuk maupun surat keluar, sehingga pegawai dapat menerima pemberitahuan secara langsung dan tepat waktu.”
Catatan:
· Pastikan nomor WhatsApp pegawai sudah terdaftar dengan benar di sistem.
· Notifikasi akan otomatis terkirim sesuai data yang ada pada sistem.
Sebelum melakukan pengisian data pada submenu ini, pastikan Pengelola Kepegawaian sudah login ke Sistem Informasi Kepegawaian.
2.4 Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah penggunaan submenu Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih submenu Surat Keluar di Menu Surat |
| 2 |
Setelah submenu Surat Keluar dipilih, maka akan muncul halaman Surat Keluar |
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Tombol Tambah Data digunakan untuk menampilkan form penambahan data baru |
| 2 |
Kolom Filter digunakan untuk mencari data sesuai kriteria yang sudah ditentukan |
| 3 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 4 |
Tabel Surat Keluar menampilkan daftar seluruh Surat Keluar yang sudah terdaftar |
| 5 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari Surat Keluar yang dipilih |
| 6 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data Surat Keluar yang dipilih |
Pembuatan surat keluar memiliki dua alur utama:
- Melalui Permintaan Pembuatan Surat Keluar, atau
- Tanpa Permintaan Pembuatan Surat Keluar (langsung membuat surat).
Berikut langkah-langkah pembuatan surat keluar:
a. Pilih Permintaan Pembuatan Surat (Opsional)
Jika surat yang akan dibuat berasal dari Permintaan Pembuatan Surat Keluar, pilih permintaan tersebut terlebih dahulu dari daftar yang tersedia. Jika tidak ada permintaan atau surat dibuat secara mandiri, langkah ini dapat dilewati.
b. Isi Form Surat Keluar
Lengkapi seluruh field seperti: informasi surat, penandatangan, tujuan surat, isi surat, serta template yang digunakan.Pastikan seluruh data telah diisi dengan benar.
c. Pilih Penggunaan TTE (Jika Diperlukan)
- Jika pengguna memilih Menggunakan TTE, maka sistem otomatis mengirimkan data surat keluar kepada Pejabat Penandatangan untuk proses verifikasi tanda tangan elektronik.
d. Proses Verifikasi TTE
- Jika TTE Disetujui:
Surat keluar akan berstatus final, dan siap digunakan/diunduh. - Jika TTE Ditolak:
Surat keluar akan berstatus revisi. Pengguna harus memperbaiki isi surat sesuai catatan dari Pejabat Penandatangan, kemudian mengajukan ulang untuk proses TTE.
2.4.1 Menambahkan data Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menambahkan data Surat Keluar:
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Tambah Data untuk menampilkan form penambahan Surat Keluar baru |
| 2 |
Isi form penambahan data sesuai dengan informasi Surat Keluar yang dibutuhkan. Permintaan Pembuatan Surat : Berisi referensi permintaan yang diajukan oleh pegawai atau unit. Diisi jika surat keluar berasal dari permintaan pembuatan surat Perihal Permintaan : Menampilkan judul / maksud dari permintaan yang dipilih. Deskripsi Permintaan : Menampilkan detail permintaan secara lebih lengkap. No. Arsip Surat : Nomor arsip internal yang digunakan untuk pengelolaan dokumen di unit arsip. No. Agenda Surat : Nomor agenda sesuai buku agenda surat keluar. Tanggal Surat : Tanggal resmi surat diterbitkan. Hal Kepegawaian : Referensi kategori hal-hal yang berkaitan dengan kepegawaian Jenis Surat : Menentukan format template, margin, dan pengaturan style. Jabatan Penandatangan : Jabatan dari pejabat yang akan menandatangani surat Unit Kerja Penandatangan : Unit atau bagian tempat penandatangan berada. Pejabat Penandatangan : Nama pejabat yang akan menandatangani surat secara manual maupun TTE. Penandatangan : Jabatan penandatangan untuk format blok tanda tangan Tujuan (Jika Bukan Pegawai) : Penerima Surat Alamat : Alamat lengkap pihak yang dituju. Perihal : Judul atau maksud surat yang ditampilkan pada bagian “Perihal”. Isi Surat : Konten utama surat yang ditulis menggunakan text editor. Menggunakan TTE? : Pilihan apakah surat akan menggunakan TTE (tanda tangan elektronik) atau tidak |
| 3 |
Kode khusus yang ditulis di dalam template |
| 4 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data Surat Keluar |
2.4.2 Mengubah data Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Mengubah data Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Lihat untuk membuka rincian data Surat Keluar |
| 2 |
Pilih tab Surat untuk mengubah data surat |
| 3 |
Ubah data Surat Keluar sesuai kebutuhan |
| 4 |
Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan |
| 5 |
Tombol Cetak untuk mencetak surat keluar |
| 6 |
Pilih tab Pegawai jika ingin menambahkan, mengubah atau menghapus karyawan tujuan surat |
| 7 |
Tombol Tambah untuk menambahkan karyawan tujuan surat |
| 8 |
Kolom Search digunakan untuk mencari data sesuai kebutuhan pengguna |
| 9 |
Tabel Karyawan menampilkan daftar seluruh karyawan yang menjadi tujuan surat |
| 10 |
Tombol Lihat digunakan untuk melihat atau mengubah rincian dari karyawan yang dipilih |
| 11 |
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data karyawan yang dipilih |
2.4.3 Menghapus data Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menghapus data Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pilih tombol Hapus pada baris data Surat Keluar yang ingin dihapus |
| 2 |
Pilih tombol OK pada pop-up konfirmasi untuk menyetujui penghapusan data |
2.4.4 Menyaring data Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Menyaring data Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Filter, masukan kriteria sesuai dengan yang sudah ditentukan |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Surat Keluar sesuai dengan kriteria yang dimasukkan |
2.4.5 Mencari data Surat Keluar
Berikut ini Langkah-langkah Mencari data Surat Keluar:
Keterangan :
| No. | Penjelasan |
| 1 |
Pada kolom Search, masukan kata kunci |
| 2 |
Sistem akan menampilkan daftar Surat Keluar sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan |